Справка ClientRec

Пошаговые инструкции: что настроить, что сделает система и где проверить результат.

Записи

• Как настроить онлайн-запись клиентов — ClientRec показывает клиенту только действительно свободное время и создаёт запись в общем расписании без звонка администратору.
• Как клиент подтверждает или отменяет запись по ссылке — В напоминании клиент получает безопасную персональную ссылку, нажимает «Приду» или «Не смогу», а при отказе указывает причину.
• Как сотрудник подтверждает новую запись — Новая запись не должна стать неожиданностью для мастера: сотрудник получает уведомление и подтверждает, что принял визит в работу.
• Как работает лист ожидания — Если подходящего времени нет, клиент не уходит навсегда — его запрос сохраняется и остаётся готовым к свободному окну.
• Как заложить время на подготовку и уборку между визитами — У услуги можно задать минуты на подготовку до визита и уборку после него: это время мастер и рабочее место заняты, а клиент его не видит и не оплачивает.
• Как закрепить услугу за рабочим местом — Услуге можно задать места, где она оказывается: парикмахер стрижёт в кресле, но ресницы наращивает на кушетке — один человек и два разных места.

Команда

• Как создать учётную запись сотрудника и настроить роль — Каждый сотрудник работает под собственной учётной записью и видит только тот контур, который нужен для его роли.
• Как оформить отсутствие сотрудника и закрыть слоты — Утверждённое отсутствие влияет не только на кадровую заметку — оно закрывает специалиста для ручной и онлайн-записи.

Финансы

• Как настроить зарплату сотрудника — ClientRec считает зарплату по фактически полученным деньгам и показывает, из каких визитов и корректировок сложилась сумма.
• Как ClientRec считает выручку — Выручка строится по фактическим платежам, а не только по сумме услуг, записанных в календаре.
• Как вести кассовую книгу — Книга собирается из того, что уже вводится: оплаты наличными, траты наличными и движения по ящику. Отдельно вносить нужно только то, что мимо клиентов и трат.
• Как учитывать расходы и видеть прибыль — Оборот сам по себе не отвечает, сколько заработал бизнес. ClientRec сопоставляет выручку и расходы одного периода.
• Как читать аналитику ClientRec — Один период связывает операционную нагрузку и деньги: сколько записей состоялось, кто принёс выручку и что осталось после расходов.
• Как настроить регулярные расходы бизнеса — Аренду и другие повторяющиеся обязательства не нужно каждый месяц вносить вручную: ClientRec создаёт расход по заданному правилу.
• Как задать правило оплаты труда в карточке сотрудника — «Как этому мастеру платят вообще» — свойство самого сотрудника, поэтому правило задаётся в его карточке, а ведомость отвечает за факт за период и разовые корректировки.

Рост

• Откуда приходят клиенты: каналы привлечения — Пока источник вводится текстом, «сарафан» и «Сарафан» — это два разных канала для любого отчёта. Справочник даёт общий ключ, по которому потом сойдутся деньги и приход.
• Как просить отзыв после визита — После визита клиент получает короткое сообщение с оценкой. Четвёрка и пятёрка открывают кнопку перехода на Яндекс Карты или 2ГИС, оценка ниже остаётся внутри салона.
• Как вернуть клиента на повторный визит — ClientRec помогает находить клиентов, которым уже пора вернуться, и отправлять сообщение по понятному правилу.
• Как настроить бонусы, промокоды и рефералов — Лояльность связана с клиентом, оплатой и историей визитов, поэтому скидка не живёт отдельной заметкой администратора.
• Как запускать акции и промокоды в онлайн-записи — Клиент видит акцию во время самостоятельной записи, вводит промокод и сразу получает пересчитанную стоимость — ещё до предоплаты.

Учёт

• Как вести склад расходников — Склад ClientRec предназначен для контроля материалов, которые расходуются при оказании услуг.
• Как продать товар клиенту в визите — Позиция склада с заданной ценой продажи становится товаром и появляется в кассе визита: её можно продать клиенту вместе с услугой.

Коммуникации

• Как подключить уведомления через MAX — Компания использует платформенного бота ClientRec: раздаёт свою ссылку или QR, а клиент один раз делится контактом.
• Как подключить онлайн-запись и уведомления ВКонтакте — Клиент выбирает услугу и время, не покидая сообщество ВКонтакте, а запись появляется в общем расписании.
• Как настроить напоминания и порядок каналов — Компания решает, о каких событиях писать, когда отправлять сообщение и в каком порядке пробовать доступные каналы.
• Как проверить доставку в журнале сообщений — Журнал превращает «клиент ничего не получил» в проверяемую последовательность событий.
• Как изменить тексты сообщений клиентам — Тексты напоминаний и сообщений о записи правятся прямо в настройках: рядом с полем видно, что именно получит клиент.
• Согласие на рекламу: чем оно отличается от согласия на данные — Согласие на обработку данных — основание вести карточку и записывать человека. Согласие на рекламу отдельное и необязательное: оно решает только одно — можно ли слать акции и новости.

Оплаты

• Как подключить ЮKassa и принимать онлайн-оплату — Компания подключает собственный магазин, поэтому деньги поступают ей напрямую через ЮKassa.
• Как подключить Т-Кассу и оплату по ссылке — Т-Касса позволяет отправить клиенту ссылку и принять оплату картой или через СБП на стороне банка.
• Как принять оплату картой телефоном через NFC — Совместимый Android-смартфон превращается в терминал: клиент прикладывает карту или телефон к устройству сотрудника. Сценарий готовим к запуску — ждём боевой доступ провайдера, включить его пока нельзя ни в одной компании.
• Как оформить возврат и что изменится в отчётах — Возврат — не удаление оплаты. Система сохраняет исходную операцию и фиксирует обратное движение денег.
• Как проверить, пробит ли кассовый чек — Принятая оплата и пробитый чек по 54-ФЗ — два разных события. Реестр чеков показывает, дошёл ли чек до кассы, и позволяет повторить тот, который не прошёл.

Настройка

• Как перенести клиентов и прайс из Excel — Переход не требует вручную заводить каждую карточку: базу и прайс можно загрузить из таблицы.
• Как настроить филиалы и рабочие места — ClientRec разделяет человека и физический ресурс: свободный мастер не означает, что свободен нужный кабинет или аппарат.
• Как работает онлайн-запись, когда филиалов несколько — Со второй действующей точки форма записи начинает с выбора филиала, а адрес и телефон в сообщениях клиенту берутся у филиала — не у компании.

Безопасность

• Как ClientRec защищает данные и доступы — Доступ к клиентской и финансовой информации определяется компанией и ролью пользователя, а секреты интеграций не показываются открытым текстом.
• Как удалить карточку клиента и стереть персональные данные — Удалённая карточка не исчезает: она уходит в раздел «Удалённые», история визитов и оплат сохраняется, а вернуть её можно в один клик.

Юридическая практика

• Как создать и вести юридическое дело — Дело связывает стороны, работу команды, процессуальные события, документы и расчёты — без параллельных таблиц и календарей.
• Как проверить конфликт интересов до принятия поручения — До создания дела ClientRec сверяет стороны с накопленной базой, включая архивные и ранее удалённые карточки.
• Как вести заседания и рассчитывать процессуальные сроки — Процессуальный срок живёт внутри дела, но одновременно виден в общем рабочем календаре и системе напоминаний.
• Как учитывать часы, расходы и расчёты по соглашению — Финансовый результат дела строится из реально зафиксированной работы, ставки и расходов, а расчёты по соглашению ведутся отдельно от обычной клиентской оплаты.
• Как сформировать соглашение и адвокатский ордер — Компания использует собственный шаблон Word, а ClientRec подставляет в него сведения доверителя, производства и организации.
• Как ограничить доступ к делу и включить повышенную тайну — Доступ к производству определяется не только должностью: в особо чувствительном деле можно явно ограничить круг допущенных сотрудников.
• Как анализировать загрузку и рентабельность юридической практики — Руководитель видит не только список дел, но и состояние портфеля, загрузку команды и производства, требующие управленческого решения.

Стоматология

• Как работать с интерактивной зубной картой — Врач фиксирует состояние не текстом в общей заметке, а на конкретном зубе и поверхности с клинической историей.
• Как посмотреть полную историю конкретного зуба — Текущее состояние — только верхний слой; по номеру зуба открывается хронология всех клинических изменений.
• Как создать и выполнить план лечения — План связывает клиническое решение с услугой и ценой, а выполнение превращает пункт в факт зубной карты.
• Как вести пародонтограмму и отслеживать BOP% — Каждый осмотр сохраняется отдельной датой, поэтому врач видит не статичный бланк, а изменение показателей во времени.
• Как использовать МКБ-10, конвертер формул и калькулятор анестезии — Вспомогательные инструменты находятся рядом с клиническим контуром и избавляют врача от внешних таблиц для типовых расчётов.

Платформа

• Как подключить внешнюю систему через API ClientRec — ClientRec можно встроить в собственный сайт, внутреннюю систему или автоматизацию без передачи логина сотрудника.
• Как создавать документы из собственных шаблонов Word — Компания сохраняет свою утверждённую форму документа, а ClientRec подставляет в неё данные, которые уже есть в системе.

Возможности ClientRec · ClientRec